Votre voix compte!
Mécanisme pour soumettre questions, commentaires et plaintes de la part de la communauté
Nous croyons qu’un dialogue ouvert avec la communauté n’est pas une simple formalité – c’est plutôt le fondement même de notre développement et de nos activités futures. Les questions, préoccupations et plaintes que nous recevons nous aident en effet à agir de manière plus responsable et à rendre des comptes. Peu importe la nature de vos commentaires ou préoccupations, nous nous engageons à les traiter avec soin, dans le cadre d’un processus clair.
Chez Métaux Torngat, nous nous engageons à faire preuve de transparence et de respect dans toutes nos relations avec les membres de la communauté, les groupes autochtones, les partenaires et le personnel. Notre mécanisme pour soumettre questions, commentaires et plaintes de la part de la communauté constitue un moyen sûr, clair et accessible de communiquer avec nous – que vous souhaitiez poser une question, faire part d’une préoccupation ou transmettre des commentaires. Tout le monde peut utiliser cet outil, et chaque enjeu, petit ou grand, sera examiné.
Questions, préoccupations ou idées – chaque message compte
Pour poser des questions sur le projet
Nous faisons de notre mieux pour fournir de l’information sur notre site Web et tenir notre FAQ à jour. Toutefois, si vous avez toujours des questions ou souhaitez obtenir plus de détails, vous pouvez communiquer avec nous par l’entremise du mécanisme.
Pour soulever une préoccupation ou déposer une plainte
Si quelque chose vous inquiète ou a des répercussions sur votre communauté, nous désirons le savoir. N’hésitez pas à nous en faire part, même si vous ne savez pas si la situation est « suffisamment grave » pour justifier la démarche : si cela compte pour vous, cela compte également pour nous. Toutes les préoccupations soumises dans le cadre du mécanisme seront accueillies avec bienveillance.
Après la soumission de votre demande – un processus clair
Accusé de réception
Nous accuserons réception et vous fournirons un numéro de référence.
Examen et évaluation
Notre équipe examinera votre message, recueillera toute information nécessaire et déterminera les mesures appropriées à prendre. Nous visons à répondre dans un délai de 10 jour ouvrable; toutefois, les dossiers plus complexes peuvent nécessiter davantage de temps, tandis que les situations urgentes ou critiques seront traitées plus rapidement.
Réponse et dialogue
Nous fournirons une réponse claire et, lorsque la situation s’y prête, nous engagerons le dialogue. Nous prendrons le temps d’expliquer notre raisonnement, et pas seulement nos conclusions.
Une fois la situation résolue
Clôture et suivi
Nous confirmerons directement avec vous la clôture du dossier et documenterons le résultat. Les préoccupations non résolues seront transmises à la haute direction. Vous pourrez rouvrir un dossier en tout temps si de nouveaux renseignements sont portés à votre connaissance.
Notre engagement
Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre de notre part lorsque vous avez recours au mécanisme :
- Accessibilité : L’outil est offert en français et en anglais. Nous pouvons aussi organiser un soutien linguistique additionnel au besoin.
- Confidentialité : La protection de votre vie privée est importante pour nous. Nous protégeons donc les renseignements personnels que vous nous communiquez. Ils ne seront utilisés ou divulgués que dans la mesure nécessaire pour traiter votre dossier.
- Équité et transparence : Chaque question ou plainte est traitée de façon objective. Nous expliquerons clairement nos décisions et nos réponses afin que vous sachiez ce que nous avons fait, et pourquoi.
- Réactivité : Nous avons établi des délais de réponse et nous nous engageons à les respecter. En cas de retard, nous vous en informerons de manière proactive et vous en expliquerons les raisons.
- Espace sécuritaire : Nous accueillons et traitons avec soin chaque préoccupation soulevée. Vous pouvez vous exprimer en toute sécurité, en sachant que nous encourageons et valorisons cette démarche.
- Amélioration continue : Vos commentaires nous aident à nous améliorer. Nous effectuons un suivi des enjeux et des tendances, et nous publions chaque année un résumé des préoccupations soulevées ainsi que des mesures prises pour y répondre. Vous pouvez ainsi constater concrètement comment vos commentaires contribuent à l’amélioration de nos pratiques.
Gouvernance
Nous veillons à ce que le mécanisme demeure efficace et favorise la reddition de comptes. Notre vice-présidente à l’Environnement examine le mécanisme de traitement des plaintes chaque trimestre afin de s’assurer qu’il fonctionne adéquatement. Nous présentons également chaque année à notre conseil d’administration un rapport sur les questions et préoccupations traitées. Si ce processus fait ressortir des enjeux importants ou récurrents, ceux-ci sont portés à l’attention de la haute direction afin que des mesures appropriées puissent être prises.
Notre mécanisme est conforme aux normes reconnues
Notre approche de traitement des commentaires et des plaintes s’appuie sur des normes canadiennes et internationales reconnues. Nous avons conçu notre processus de manière à ce qu’il soit en phase avec :
Les Principes de l’Équateur
Un cadre de gestion des risques utilisé par les institutions financières.
Les Normes de performance de la SFI en matière de durabilité environnementale et sociale
Des lignes directrices de la Société financière internationale.
Les Principes miniers de l’ICMM
Des principes de durabilité établis par le Conseil international des mines et métaux (ICMM)
Vers le développement minier durable (VDMD) de l’AMC
Un programme de l’Association minière du Canada visant à promouvoir des pratiques minières responsables.
En nous basant sur ces normes, nous visons à ce que notre mécanisme de plaintes respecte les meilleures pratiques mondiales en matière d’équité, de sécurité et d’efficacité.
Il existe plusieurs façons de communiquer avec nous
Nous prenons chaque demande très au sérieux et vous pouvez communiquer avec nous de la manière que vous souhaitez : peu importe le moyen utilisé, votre message recevra la même attention et fera l’objet d’un traitement coordonné.
Soumissions anonymes
Sachez que vous n’êtes pas tenu de fournir votre nom ou vos coordonnées lorsque vous communiquez avec nous pour exprimer une préoccupation ou déposer une plainte. Les commentaires anonymes sont les bienvenus, tandis que les plaintes anonymes seront traitées avec le même sérieux et la même rigueur que les autres. Nous ne chercherons jamais à découvrir l’identité d’une personne ayant communiqué avec nous de manière anonyme et nous ne divulguerons jamais l’identité de quiconque sans autorisation. Veuillez toutefois noter que les demandes d’information ne peuvent pas être soumises de manière anonyme, car ce serait incompatible avec le dialogue et le suivi.
Peu importe la façon dont vous communiquez avec nous, nous veillerons à ce que votre voix soit entendue et traitée avec respect.